Copias de escrituras públicas en Panamá: sociedades, propiedades y buques

¿Qué son las escrituras públicas?

Es un documento que se otorga ante notario y queda guardado en su protocolo. Muchos actos, como la constitución de una sociedad, la compraventa de un inmueble o de una nave y la constitución de una hipoteca, se hacen por escritura pública y después se inscriben en el Registro Público de Panamá, que es lo que los hace oponibles frente a terceros.

Copia simple o copia certificada

• Copia simple: sirve para conocer el contenido de la escritura, por ejemplo para una revisión interna o una debida diligencia.
• Copia certificada: lleva la certificación oficial de que es fiel al original. Es la que suelen pedir bancos, notarías, tribunales y entidades del exterior.

¿Dónde se obtiene?

Si la escritura está inscrita, se puede obtener copia de lo que consta en el Registro Público de Panamá. La escritura original se conserva en el protocolo de la notaría donde se otorgó, que también puede expedir copias. Para escrituras antiguas, los protocolos pueden haber pasado a otro archivo; en ese caso localizamos dónde está el documento.

Para buscarla ayuda tener el número de escritura, la notaría y la fecha, o el número de folio de la sociedad, la finca o la nave. Si no tiene esos datos, podemos ubicarlos a partir del nombre de la sociedad o de la persona.

Escrituras de buques

Las escrituras de compraventa de naves, las hipotecas navales y sus cancelaciones también se inscriben en el Registro Público de Panamá. Las copias certificadas de estas escrituras se usan en ventas, financiamientos, procesos judiciales y trámites ante la Autoridad Marítima de Panamá. También gestionamos certificados de propiedad y de gravámenes de una nave inscrita.

Pasos para obtener la copia

1. Nos indica qué escritura necesita y para qué la usará.
2. Ubicamos la escritura con los datos que tenga: número, notaría, fecha o folio.
3. Le confirmamos si necesita copia simple o certificada.
4. Solicitamos la copia ante el Registro Público o la notaría.
5. Si la usará en otro país, la apostillamos o legalizamos, y la traducimos si hace falta.
6. Le entregamos la copia en formato digital o en persona en Panamá.

Para usarla en el exterior

Una copia certificada emitida en Panamá debe apostillarse para usarse en los países del Convenio de La Haya, o legalizarse por vía consular en los demás. Si el país de destino exige una traducción, la hace un traductor público autorizado. Le indicamos el orden correcto para no repetir trámites.

Base legal

• Código Civil de Panamá, en lo relativo a escrituras públicas, notarías y Registro Público.
• Ley 57 de 2008, General de Marina Mercante, en lo relativo al registro de la propiedad y de las hipotecas de naves.
• Convenio de La Haya de 1961, para la apostilla de las copias que se usarán en el exterior.